KAWULA ID – Mimpi untuk menjelajahi jalanan Paris, melihat kanal-kanal di Amsterdam, atau menikmati keindahan Colosseum di Roma seringkali diawali dengan satu langkah administratif: Visa Schengen. Namanya mungkin terdengar rumit, tetapi jangan khawatir. Prosesnya adalah serangkaian langkah logis yang bisa diikuti oleh siapa pun.
Panduan ini dirancang khusus untuk para pemula, menguraikan setiap tahap secara jelas dan sistematis agar proses pengajuan visa berjalan lancar.
Apa Itu Visa Schengen?
Secara sederhana, Visa Schengen adalah satu visa yang memberikan izin untuk memasuki dan bepergian dengan bebas di 29 negara Eropa yang termasuk dalam Area Schengen. Artinya, cukup dengan satu visa ini, tidak perlu lagi mengurus visa terpisah untuk setiap negara yang akan dikunjungi di dalam area tersebut.
Langkah 1: Tentukan Tempat Mengajukan Visa
Ini adalah langkah pertama yang paling fundamental. Kesalahan dalam memilih kedutaan akan menyebabkan aplikasi ditolak secara otomatis. Aturannya adalah:
1. Negara Tujuan Utama
Ajukan visa di kedutaan negara yang menjadi tujuan utama atau tempat akan menghabiskan waktu paling lama.
Misal, rencana perjalanan 10 hari, dengan 5 hari di Jerman, 3 hari di Austria, dan 2 hari di Ceko. Maka, pengajuan harus dilakukan melalui perwakilan Jerman.
2. Negara Pintu Masuk Pertama
Jika durasi tinggal di beberapa negara sama persis, ajukan visa di kedutaan negara yang akan menjadi pintu masuk pertama ke Area Schengen.
Sebagai contoh, rencana perjalanan 6 hari, dengan 3 hari di Italia dan 3 hari di Spanyol. Jika penerbangan pertama mendarat di Roma (Italia), maka pengajuan harus dilakukan melalui perwakilan Italia.
Langkah 2: Menyiapkan Dokumen dengan Lengkap dan Rapi
Ini adalah jantung dari keseluruhan proses. Kumpulkan setiap dokumen dengan teliti. Anggap ini seperti sebuah checklist.
Dokumen Wajib untuk Semua Pemohon
Berikut beberapa dokumen wajib bagi pemohon yang ingin mendapatkan Visa Schengen
1. Formulir Aplikasi Visa
Diisi lengkap dan ditandatangani. Formulir ini biasanya bisa diunduh dari situs resmi VFS Global atau kedutaan terkait.
2. Paspor Asli
- Masa berlaku minimal 6 bulan setelah tanggal kepulangan dari Area Schengen.
- Memiliki minimal 2 halaman kosong.
- Sertakan juga fotokopi halaman identitas paspor dan halaman visa lain (jika ada).
3. Pasfoto Terbaru
- Ukuran 3,5 x 4,5 cm dengan latar belakang putih polos.
- Wajah terlihat jelas (80% dari foto), tanpa penutup kepala kecuali untuk alasan keagamaan (dan wajah harus tetap terlihat jelas).
- Katakan pada studio foto bahwa foto ini untuk "Visa Schengen", mereka pasti paham standarnya.
4. Asuransi Perjalanan Internasional
- Wajib hukumnya. Polis asuransi harus menanggung biaya medis darurat minimal €30,000 atau setara Rp572.145.000 juta.
- Asuransi harus valid di seluruh negara Area Schengen selama periode perjalanan.
5. Bukti Rencana Perjalanan (Itinerary)
- Reservasi Tiket Pesawat: Cukup bukti booking atau reservasi, bukan tiket yang sudah lunas dibayar. Banyak maskapai atau agen perjalanan menyediakan layanan ini.
- Reservasi Akomodasi: Bukti pemesanan hotel atau penginapan untuk setiap malam selama di Area Schengen. Gunakan situs pemesanan yang menawarkan opsi "bayar nanti" atau "pembatalan gratis".
- Rencana Perjalanan Harian: Sebuah dokumen sederhana yang menjelaskan rencana aktivitas per hari di setiap kota. Contoh: "Hari 1: Tiba di Paris, check-in hotel. Hari 2: Mengunjungi Museum Louvre & Menara Eiffel," dst.
5. Bukti Keuangan yang Cukup
- Rekening Koran atau E-Statement: Salinan rekening koran dari rekening tabungan/gaji selama 3 bulan terakhir.
- Surat Referensi Bank: Surat keterangan dari bank yang menyatakan status sebagai nasabah dan jumlah saldo terakhir.
6. Surat Keterangan Kerja atau Bukti Ikatan dengan Negara Asal
Ini bertujuan untuk meyakinkan pihak kedutaan bahwa pemohon akan kembali ke Indonesia.
- Untuk Karyawan: Surat keterangan kerja dari perusahaan (di atas kop surat, ditandatangani HRD/atasan) yang menyatakan status karyawan, tanggal mulai bekerja, posisi, gaji, dan konfirmasi cuti yang disetujui.
- Untuk Pemilik Usaha: Fotokopi dokumen legalitas usaha seperti SIUP & TDP/NIB.
- Untuk Pelajar/Mahasiswa: Surat keterangan aktif dari sekolah atau universitas.
- Untuk Pensiunan: Bukti dana pensiun.
Langkah 3: Buat Janji Temu (Appointment)
Hampir semua negara Schengen di Indonesia menggunakan jasa pusat aplikasi visa seperti VFS Global atau TLScontact.
- Kunjungi situs web VFS/TLS yang ditunjuk oleh negara tujuan.
- Buat akun dan isi data diri.
- Pilih jadwal janji temu yang tersedia untuk penyerahan dokumen dan pengambilan data biometrik.
Langkah 4: Datang ke Pusat Aplikasi Visa
Pada hari yang ditentukan:
- Datanglah tepat waktu dengan membawa semua dokumen asli dan fotokopiannya.
- Petugas akan memeriksa kelengkapan dokumen.
- Lakukan pembayaran biaya visa dan biaya layanan VFS/TLS.
- Proses pengambilan data biometrik (perekaman 10 sidik jari dan foto wajah digital). Proses ini hanya perlu dilakukan sekali setiap 59 bulan (hampir 5 tahun).
Langkah 5: Menunggu Keputusan
Setelah semua proses selesai, yang perlu dilakukan adalah menunggu. Proses standar memakan waktu 15 hari kalender, namun bisa lebih cepat atau lebih lama tergantung volume aplikasi yang masuk. Status aplikasi biasanya dapat dilacak secara online melalui situs web VFS/TLS.
Berapa Biaya Visa Schengen?
Biaya visa dapat berubah, namun sebagai gambaran untuk tahun 2025:
- Biaya Visa Standar: €90 (untuk dewasa)
- Biaya Layanan VFS/TLS: Sekitar Rp 300.000 - Rp 500.000 (bervariasi)
Pembayaran dilakukan dalam Rupiah sesuai kurs yang berlaku pada hari janji temu.
Tips Tambahan untuk Pemula
1. Jujur dan Konsisten
Pastikan semua informasi di formulir, surat keterangan, dan bukti pemesanan saling cocok.
2. Jangan Terlambat
Ajukan aplikasi setidaknya 4-6 minggu sebelum tanggal keberangkatan untuk menghindari stres.
3. Saldo Tabungan
Tidak ada angka pasti, tetapi pedoman umumnya adalah memiliki dana yang cukup untuk menutupi €100 - €120 per hari perjalanan, di luar biaya tiket pesawat dan akomodasi. Saldo yang stabil lebih baik daripada setoran besar mendadak.
3. Jika Ditolak
Jangan panik. Pihak kedutaan akan memberikan alasan penolakan. Pelajari alasannya, perbaiki kekurangan dokumen, dan ajukan kembali di lain waktu.
Mengurus Visa Schengen adalah tentang ketelitian dan persiapan. Dengan mengikuti panduan ini langkah demi langkah, pintu menuju petualangan di Eropa akan semakin terbuka lebar. Selamat mempersiapkan perjalanan.