Customer service adalah pekerjaan yang bertugas melayani pelanggan untuk menanggapi persoalan dan memberikan solusi kepada pelanggan.
Jenis pekerjaan ini dapat ditemukan di segala sektor perusahaan seperti bank, hotel, perusahaan jasa hingga transportasi.
Apapun jenis pekerjaan yang ditekuni saat ini memerlukan komitmen dan penguasaan tugas. Begitu pula dengan pekerjaan yang bersifat melayani pelanggan.
Namun, tahukah kamu tanggung jawab customer service (CS) dan tugas-tugasnya? Mari kita simak selengkapnya di bawah ini.
Customer Service Adalah
Customer service adalah bidang pekerjaan yang melibatkan kepuasan pelanggan yang melayani seputar kepentingan pelanggan untuk memberikan solusi dari suatu persoalan. Umumnya, layanan pelanggan ini mengedapkan informasi dan edukasi terhadap pertanyaan-pertanyaan yang bersumber dari keluhan klien atau nasabah.
Tugas Customer Service
Apa sih sebenarnya tugas utama CS, dan apa saja tanggung jawab yang diemban kepada pengemban jabatan ini? Yuk, disimak!
1. Menjadi Resepsionis untuk Menerima Tamu
Tugas customer service adalah menjadi resepsionis atau menerima tamu. Oleh karena itu, umumnya peletakan meja kerja dari untuk layanan pelanggan berada di depan kantor atau tempat perusahaan tersebut.
Pekerjaan ini tidak bisa lepas dari pertemuan dengan pelanggan. Oleh karena itu, seorang CS harus bisa menjelaskan berbagai informasi tentang perusahaan dan berbagai pertanyaan dari pelanggan.
Umumnya, tamu atau pelanggan yang datang menanyakan informasi seputar perusahaan. Seperti profil perusahaan, produk yang dijual, atau jadwal pertemuan pelanggan dengan karyawan di perusahaan tersebut.
2. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Selain dapat menjawab semua pertanyaan dan keluh kesah dari pelanggan, Tugas CS yang lain adalah menjalin hubungan baik. Meskipun terdapat masalah dan kendala dengan pelanggan, CS dituntut untuk menjaga nama baik perusahaan dengan pelanggan, klien maupun nasabah.
Tips sederhana yang bisa dilakukan untuk menjaga hubungan adalah dengan bersikap ramah kepada setiap pelanggan, memberikan pelayanan secara maksimal, dan memberikan senyuman.
Ditambah lagi, para CS pun juga diharuskan untuk memiliki penampilan yang rapi dan sesuai dengan gambaran sebuah perusahaan, serta memberikan aura positif ke setiap pelanggan. Meskipun kini pelanggan tidak harus selalu bertatap muka, keramahan dan pelayanan maksimal seorang CS secara online juga perlu dilakukan.
3. Melayani Pelanggan Secara Online
Selain melayani pelanggan secara langsung, CS juga perlu memiliki kemampuan menangani keluh kesah dan masalah dari pelanggan secara virtual dan juga telepon.
Maka dari itu, jika ada pelanggan yang menghubungi via telepon, tanggung jawab customer service adalah mencatat segala reservasi sekaligus memberikan informasi secara jelas dan rinci.
4. Menguasai Segala Informasi tentang Perusahaan dan Produk
Sebagai CS diharuskan untuk mampu menjawab segala pertanyaan dari pelanggan atau klien. Sehingga mengharuskanmu untuk mengetahui betul informasi atau pun sejarah dari perusahaan. Serta, menguasai informasi tentang produk yang dijual atau ditawarkan.
5. Mampu Meyakinkan Pelanggan
Kemampuan ini juga penting dimiliki oleh setiap pekerja yang bersifat melayani pelanggan. Kemampuan dalam meyakinkan seorang pelanggan pastinya diiringi dengan argumen yang tepat dan masuk akal.
Bukan hanya sekadar meyakinkan, CS juga diharuskan untuk membuat pelanggan puas dengan pelayanan yang bisa memenuhi kebutuhannya.
6. Sebagai Komunikator
Tugas berikutnya adalah sebagai komunikator, yaitu sebagai penghubung antara perusahaan dengan pelanggan.
Bisa dikatakan, seorang CS bisa menjadi penghubung sebuah pesan dari salah satu karyawan perusahaan kepada pelanggan.
7. Mengorganisir Administrasi
Untuk mengorganisir administrasi perusahaan biasa terdapat pada CS di sebuah bank. Customer Service bank akan menyiapkan segala formulir atau kebutuhan administrasi kepada pelanggan.
Untuk itu, pekerjaan ini pun juga diminta untuk memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer dan edit sebuah dokumen.
8. Jangan Memberikan Janji Palsu
Dalam mengatasi komplain dari pelanggan, sudah sepatutnya seorang CS melakukan berbagai cara. Tetapi seorang CS tidak diperkenankan untuk memberikan janji palsu terhadap pelanggan. Mereka akan merasa terbohongi karena layanan pelanggan tidak bisa menepati janji yang diberikan.
Dengan memberikan janji palsu, justru dapat memberikan citra atau pandangan jelek terhadap perusahaan.
9. Berpenampilan Rapi dan Sopan
Pekerjaan yang bersifat bertemu pelanggan setiap hari dituntut untuk rapi dan bernampilan sopang. Begitu pula dengan CS. Pasalnya, CS adalah salah satu daya tarik dan juga gambaran dari sebuah perusahaan. Oleh karena itu penampilan bagi seorang CS sangatlah penting untuk diperhatikan.
10. Teliti
Teliti dalam mendengarkan pembicaraan atau keluhan dari pelanggan perlu dilakukan. Berkaitan dengan bagaimana kamu menangani dan memberikan solusi kepada setiap pelanggan.
Oleh karena itu, sebaiknya saat ada pelanggan yang berbicara atau mengeluh kamu perlu mendengarkannya terlebih dahulu baru membarikan pendapat dan solusi.
Kriteria untuk Bekerja sebagai CS
Untuk menjadi seorang Customer Service pastinya ada kriteria atau keahlian yang harus dimiliki. Berikut poin-poin yang mesti diketahui.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan jelas. Bisa juga diminta untuk memiliki keahlian dalam berbahasa asing.
- Kemampuan dalam menganalisa. Bertujuan untuk mempermudah dalam mencari sebuah solusi dari sebuah masalah atau komplain dari pelanggan.
- Memiliki cara berpikir yang strategis dan efisien.
- Memiliki kemampuan analisis penjualan.
- Memiliki kemampuan problem solving. Bertujuan agar adanya win win solution atau keadilan dari pelanggan dan juga perusahaan dalam mengatasi sebuah masalah. Sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.
- Berorientasi terhadap pelayanan yang memuaskan.
Demikian uraian ringkas tentang pengertian, tugas seorang customer service. Kesimpulannya, jika kamu meniti karier sebagai CS di sebuah perusahaan, maka menjaga nama baik atau citra sebuah perusahaan adalah hal yang mutlak. Dan itu juga berlaku untuk urusan menjaga relasi atau hubungan baik dengan pelanggan.
