KAWULA ID – Dalam dunia komunikasi dan public relations (PR), press release menjadi salah satu alat yang paling esensial untuk menyampaikan informasi resmi kepada media massa dan publik. Namun, apa sebenarnya siaran pers itu dan mengapa ia begitu penting?
Artikel ini akan mengupas tuntas semua yang perlu diketahui, mulai dari pengertian dasar, manfaat strategis, berbagai jenisnya, hingga panduan praktis untuk membuatnya secara efektif.
Apa Itu Press Release?
Press Release atau siaran pers adalah dokumen resmi yang disusun dan disebarkan oleh sebuah perusahaan, organisasi, atau individu untuk memberikan informasi kepada media massa. Tujuan utamanya adalah mengumumkan sebuah berita, seperti peluncuran produk, acara penting, pencapaian, perubahan manajemen, atau informasi lain yang dianggap bernilai berita (newsworthy) dan relevan untuk diketahui publik.
Dengan menggunakan format yang jelas dan terstruktur, siaran pers memastikan pesan yang disampaikan dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh jurnalis, editor, dan akhirnya oleh masyarakat luas.
Manfaat Utama Press Release bagi Perusahaan
Sebagai sebuah medium penyampaian informasi, siaran pers punya segudang manfaat strategis. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Meningkatkan Visibilitas dan Kesadaran Merek
Dengan mengirimkan siaran pers, sebuah berita berpotensi muncul di berbagai media—mulai dari surat kabar, majalah, situs berita online, hingga televisi. Jangkauan yang luas ini efektif untuk meningkatkan kesadaran merek (brand awareness) dan mengenalkan produk atau layanan kepada audiens baru.
2. Mengelola Reputasi dan Citra
Melalui siaran pers, perusahaan dapat mengontrol narasinya sendiri. Dengan memberikan informasi yang akurat, positif, dan relevan, kepercayaan publik dapat dibangun secara proaktif dan citra positif dapat terbentuk di mata masyarakat.
3. Menarik Peliputan Media
Berita yang relevan dan dikemas dengan baik memiliki peluang besar untuk menarik perhatian media. Jika jurnalis tertarik, mereka mungkin akan menghubungi pihak perusahaan untuk wawancara mendalam atau menulis artikel fitur berdasarkan informasi yang diberikan, sehingga menghasilkan publisitas gratis yang kredibel.
4. Membangun Hubungan Baik dengan Media
Mengirimkan siaran pers yang berkualitas secara teratur dapat membangun dan memperkuat hubungan perusahaan dengan wartawan dan redaksi. Ketika sebuah perusahaan dikenal sebagai sumber berita yang andal, peluang kerja sama di masa depan akan semakin terbuka.
5. Kontrol Pesan yang Konsisten
Pesan inti yang ingin disampaikan dapat dipastikan tetap konsisten dan terkontrol. Ini mengurangi risiko misinterpretasi informasi saat berita disebarkan ke publik.
Jenis-jenis Press Release yang Umum Digunakan
Tergantung pada tujuannya, ada beberapa jenis siaran pers yang kerap digunakan oleh praktisi humas. Berikut adalah yang paling umum:
1. Siaran Pers Berita Umum (General News Release)
Ini adalah jenis yang paling umum, digunakan untuk mengumumkan berita baru seperti hasil keuangan, laporan tahunan, data riset industri, atau pengumuman penting lainnya dari perusahaan.
2. Siaran Pers Peluncuran (Launch Release)
Dirancang khusus untuk mengumumkan peluncuran sesuatu yang baru. Ini bisa berupa produk baru, layanan, situs web, pembukaan cabang, atau versi terbaru dari produk yang sudah ada.
3. Siaran Pers Acara (Event Release)
Digunakan untuk mempromosikan acara yang akan datang (konferensi, seminar, pameran, konser) atau untuk melaporkan keberhasilan sebuah acara yang telah selesai diselenggarakan.
4. Siaran Pers Pembaruan Perusahaan (Company Update Release)
Berfungsi untuk menginformasikan perubahan penting dalam struktur internal perusahaan, seperti pengangkatan manajemen baru, akuisisi, merger, kemitraan strategis, atau penghargaan bergengsi yang diterima.
5. Siaran Pers Tanggapan Krisis (Crisis Response Release)
Dalam situasi krisis atau kontroversi, siaran pers jenis ini menjadi garda terdepan. Tujuannya adalah untuk memberikan klarifikasi, penjelasan resmi, atau tanggapan dari perusahaan untuk meredam isu negatif dan mengelola persepsi publik.
Cara Membuat Siaran Pers yang Efektif
Membuat siaran pers yang baik adalah kunci agar sebuah pesan tidak hanya dibaca, tetapi juga ditindaklanjuti oleh media. Berikut adalah langkah-langkah efektif yang perlu diikuti:
1. Buat Judul yang Menarik dan Singkat
Judul adalah gerbang utama. Gunakan kalimat aktif dan kata kunci yang kuat untuk memancing rasa ingin tahu media dan pembaca dalam hitungan detik.
2. Terapkan Prinsip Piramida Terbalik
Sampaikan informasi paling penting (Siapa, Apa, Kapan, Di mana, Mengapa) di paragraf pertama (lead). Detail, latar belakang, dan informasi pendukung lainnya diletakkan di paragraf berikutnya.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Profesional
Hindari jargon yang berlebihan. Tulislah dengan bahasa yang lugas, objektif, dan terstruktur agar pesan mudah dicerna oleh semua kalangan.
4. Sertakan Kutipan yang Kuat
Masukkan satu atau dua kutipan dari tokoh kunci (misalnya CEO, Manajer Produk, atau Ketua Acara). Kutipan memberikan sentuhan manusiawi dan kredibilitas pada sebuah berita.
5. Patuhi Format Standar
Selalu sertakan elemen wajib seperti logo perusahaan, tanggal rilis (dan embargo jika ada), informasi kontak media yang jelas (nama, email, nomor telepon), serta paragraf penutup singkat tentang perusahaan terkait (boilerplate).
6. Lakukan Koreksi dan Penyuntingan (Proofread)
Pastikan tidak ada kesalahan ketik (typo) atau tata bahasa. Kesalahan kecil dapat merusak kredibilitas profesional.
Memang, seluruh proses pembuatan siaran pers yang efektif, mulai dari penulisan hingga penyuntingan, membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Bagi perusahaan yang ingin fokus pada operasional bisnis utama, menyerahkan tugas ini kepada ahlinya bisa menjadi solusi strategis. Untuk kebutuhan tersebut, tim KAWULA ID juga menyediakan jasa press release murah mulai dari penulisan dan distribusi siaran pers profesional yang dirancang untuk membantu merek mendapatkan perhatian media secara lebih efektif.
Pertanyaan Umum tentang Press Release (FAQ)
1. Kapan waktu terbaik mengirimkan siaran pers?
Umumnya, waktu terbaik adalah pada hari Selasa, Rabu, dan Kamis antara pukul 10.00 hingga 14.00. Hindari mengirim pada hari Senin pagi (saat email menumpuk) dan Jumat sore (saat banyak orang sudah bersiap akhir pekan).
2. Berapa panjang ideal sebuah siaran pers?
Idealnya, satu halaman atau sekitar 300-500 kata. Cukup ringkas untuk dibaca cepat, namun cukup detail untuk memberikan semua informasi yang diperlukan.
3. Apakah press release masih relevan di era digital?
Sangat relevan. Selain untuk media tradisional, siaran pers kini menjadi konten berharga untuk SEO, dapat dipublikasikan di situs web perusahaan, dibagikan di media sosial, dan didistribusikan melalui layanan wire digital untuk jangkauan global.
Dengan membuat siaran pers yang baik dan strategis, pihak media atau publik pun jadi lebih mudah memahami apa yang disampaikan oleh perusahaan.